Автоматизация бизнеса в Туле

Есть простой способ понять, нужна ли компании система. Задайте себе три вопроса и засеките время на ответ. Сколько обращений пришло на этой неделе. Сколько сделок сейчас висит без единого запланированного действия. По какой причине проиграны последние десять тендеров или коммерческих предложений. Если на каждый ответ уходит день переписки с сотрудниками, решения принимаются с задержкой в неделю – и конкурент, у которого эти цифры на экране, реагирует быстрее.

У Тулы свой профиль: металлургия и металлообработка, химия, машиностроение, производство продуктов и стройматериалов, сельское хозяйство юга Тульской области. И почти у всех – рынок сбыта, который начинается в 180 километрах отсюда. Компании продают в Москву, ездят туда на переговоры и держат часть коммуникации в разъездах. Управлять таким отделом «по разговорам в офисе» не выходит.

Управление на расстоянии: что видно, когда половина команды в дороге

Пока менеджеры сидят в офисе в Туле, руководитель получает информацию случайно – услышал разговор, заглянул в монитор. Как только начинаются регулярные выезды в Москву и к заказчикам, этот канал пропадает, а замены ему нет. Мобильный доступ к общей базе меняет ситуацию механически: результат встречи фиксируется в карточке в тот же день, следующий шаг ставится задачей с датой, а руководитель видит не рассказ вечером, а строку в отчёте. Плюс запись разговоров и переписка, которые не зависят от того, чей это телефон.

Три числа честнее, чем выручка

Выручка описывает прошлое и приходит слишком поздно. Ежедневно стоит смотреть на другое:

• количество новых обращений и сколько из них ещё не обработано;
• сумму сделок на этапах «предложение отправлено» и «на согласовании» – это то, чем компания будет жить через месяц;
• число карточек без следующего шага – прямой убыток, за который уже заплачено рекламой.

Третья цифра почти всегда шокирует при первом замере: без системы без запланированного действия висит от трети до половины базы. Её сокращение вдвое даёт прирост выручки без единого рубля дополнительного бюджета.

Воронка производителя, который продаёт в столицу

Этапы у такой сделки специфические, и без разбивки понять её невозможно: запрос, уточнение технических требований, расчёт с логистикой до площадки заказчика, коммерческое предложение, очная встреча или выезд, согласование у нескольких служб покупателя, договор и спецификация, отгрузка, оплата с отсрочкой. Конверсия считается по каждому переходу. Обычно выясняется, что самый дорогой этап – выезд – в трети случаев происходит до того, как подтверждён бюджет. Это чистая потеря дня и дороги, и она видна только в цифрах.

Как считать отдачу от встреч и командировок

Дорога между Тулой и Москвой стоит компании не только бензина, а полного дня специалиста. Значит, у неё должна быть измеримая отдача: сколько встреч провёл менеджер за месяц, какая доля закончилась переходом на следующий этап, какая – ничем. Когда встреча фиксируется в карточке с результатом, отчёт складывается сам. Дальше появляется управленческое решение: часть первичных встреч заменяется видеосозвоном, а выезд остаётся для стадии, где он реально решает.

Почему «дорого» почти всегда неправда

В закрытом списке причин отказа пункт «цена» собирает больше всего отметок – и это самая бесполезная статистика, если её не уточнять. Менеджеру проще записать «дорого», чем «я не выяснил задачу» или «мы не успели ответить три дня». Поэтому список делают конкретнее: не устроил срок изготовления, нет нужной марки, взяли у подрядчика с более коротким плечом доставки, бюджет не выделен, проиграли по условиям оплаты, не вышли на связь. Через квартал распределение показывает реальные слабые места, и разговор о скидках оказывается не первым в списке.

Загрузка менеджера и очередь необработанных заявок

Два показателя работают в паре. Первый – сколько активных сделок ведёт сотрудник: в промышленной поставке предел обычно 40–60 карточек, дальше начинается выборочная работа. Второй – очередь: сколько обращений ждут первого ответа прямо сейчас и сколько времени в среднем ждут. Когда очередь растёт третий день подряд, вопрос о найме решается цифрой, а не спором. И наоборот: очередь пустая, а продаж мало – значит, проблема в потоке заявок, и деньги нужны рекламе, а не зарплатному фонду.

Стоимость обращения: московский аукцион против местного

Компании из Тулы обычно рекламируются сразу на два рынка, и цена клика в московском аукционе заметно выше. Без разметки источников это один общий расход с непонятной отдачей. С разметкой отдельно по Туле и отдельно по столице считаются стоимость обращения и стоимость оплаченной сделки – и порядок каналов нередко переворачивается. После этого контекстную рекламу и сайт настраивают под те запросы, которые дают отгрузки.

План-факт при длинном согласовании

Когда сделка согласовывается у трёх служб заказчика, месячный план всегда немного фантазия. Работает другое сравнение: прогноз против факта по каждой сделке отдельно – менеджер сам ставит дату закрытия и сумму. Если сделки регулярно переезжают на следующий месяц, это не «клиент тянет», а неверная оценка стадии согласования. Правится настройкой критериев перехода между этапами, но обнаруживается только на накопленных данных.

Стоимость работ и порядок внедрения

Экспресс-запуск CRM с базовой воронкой, карточками сделок, правами и обучением – от 60 000 рублей и 5 рабочих дней. Внедрение под ключ с аудитом процессов, роботами, автозадачами, интеграциями и отчётами – от 180 000 рублей, 3–4 недели. Обмен с 1С – от 90 000 рублей, две недели. Телефония с WhatsApp и Telegram – от 35 000 рублей за три дня. Портал с задачами, базой знаний и согласованиями – от 70 000 рублей. Этапы: разбор процессов 1–2 дня, ТЗ и смета 2–3 дня, настройка 5–10 дней, интеграции 3–7 дней, обучение 2 дня и 30 дней сопровождения. Про платформу и её запуск в Туле подробнее – в разделе внедрение Битрикс24; лицензия оплачивается вендору отдельно.

Частые вопросы

Менеджеры работают с личных телефонов, звонки нигде не сохраняются. Это решается? Да, и обычно с этого и начинают. Подключается корпоративная телефония с многоканальным номером: каждый звонок привязывается к карточке клиента, сохраняется запись и длительность, пропущенные попадают в отдельный список с задачей перезвонить. Мобильные сотрудники звонят через приложение, поэтому разъезды не мешают. Работы по телефонии и мессенджерам занимают около трёх дней и стоят от 35 000 рублей – это самый быстрый способ получить первые достоверные цифры.

Как быть с тендерами и закупочными процедурами? Их ведут отдельной воронкой со своими этапами: поиск процедуры, проверка требований, подготовка заявки, подача, итоги, договор. Ключевые отчёты – процент выигранных процедур и распределение причин проигрыша по цене, срокам и формальным требованиям. Отдельно считают трудозатраты на подготовку: часто оказывается, что половина заявок готовится в нишах, где компания не выигрывает никогда, и отказ от них высвобождает время без потери выручки.

Сколько людей нужно обучить и как долго? Обучение занимает два дня и охватывает всех, кто работает с клиентами, плюс отдельная короткая встреча с руководителями по отчётам. Дальше месяц сопровождения: в этот период правки воронки, полей и отчётов входят в стоимость внедрения. Опыт показывает, что первые две недели вопросы идут потоком, к концу месяца сходят на нет. Записи обучения остаются у компании и используются для новых сотрудников.

Что если через год мы захотим другую структуру продаж? Воронки, поля и отчёты меняются без переустановки системы – это настройка, а не разработка. Перенос накопленной истории в новую структуру сложнее, поэтому базовые сущности стараются спроектировать сразу правильно: что считается сделкой, что клиентом, какие направления разводятся отдельно. Именно на это уходят первые дни аудита процессов, и именно поэтому мы не начинаем настройку до разговора о том, какие отчёты вам нужны.

Мы работаем с 2011 года, ведём проекты в 79 городах России, делаем сайты, рекламу, чат-ботов и CRM одной командой – цепочка от объявления до оплаченного счёта собирается без посредников. Договор и фиксированная смета до старта работ. Позвоните по номеру +7 (901) 417-22-12: разберём вашу воронку и скажем, какие цифры вы увидите в первую неделю.